Kunde
Projekt
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E-Commerce
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Prozess-Automation
Von 89 Tagen Klickarbeit runter auf nur 2 Tage durch Automatisierung.
Wie ein Onlinehändler für Wolle und Handarbeitsbedarf seine Produktpflege automatisiert hat und sein Team zurück ins Wachstum geholt hat.
Das Problem: die unendliche Geschichte
Zwei Filialen, ein Onlineshop, rund 10.000 Artikel im System, davon etwa 5.000 aktiv im Katalog. Jedes Produkt in vielen Farbvarianten.
Ergebnis der Automatisierung:
89 Arbeitstage → 1 bis 2 Tage manuelle Produktpflege
2 Vollzeitkräfte zurück in Marketing und Wachstum
Über 4.000 Produkte ohne Bild → Bilder jetzt per Selfservice in Minuten
Aber zurück zum Anfang.
Ein Onlinehändler für Wolle und Handarbeitsbedarf und das Dilemma:
Über 4.000 Produkte ohne Bild.
Alltag der E-Commerce Mitarbeiter: Im Backend die Produkte ohne Bilder heraussuchen.
Dann jedes Produkt einzeln öffnen, denn die Bilder lassen sich nicht auf einen Schlag auf Gruppen zuordnen. Für jede Variante das passende Bild beim Hersteller herunterladen und anschließend im Shopsystem von Hand zuordnen.
Die Medienbibliothek: chaotisch.
Die Hersteller-Bilder: manchmal selbst falsch sortiert.
ca. 7 Minuten pro Produkt. Mal 4.000.
Das ist eine unendliche Geschichte.
Die Mitarbeiter waren frustriert, die Motivation im Keller.
Halb resigniert wurden Fehler in Kauf genommen, egal.
Hauptsache weiter.
Und während der Grossteil der Arbeitskraft in Klickarbeit floss, blieb alles andere liegen:
Google Ads.
Tracking.
Newsletter.
Social Media.
Die strategische Weiterentwicklung des Shops.
Der Wendepunkt: jemand hat hingeschaut
Das Verrückte: Niemand hat nach einer Lösung gesucht.
Für den Betrieb war das Normalität. "Das läuft schon immer so."
Genau das ist Betriebsblindheit, der teuerste Prozess im Haus fällt niemandem mehr auf, weil er schon immer so war.
Ich habe während der Zusammenarbeit gesehen, wie viel Zeit der Ablauf frisst. Also habe ich eine Lösung geplant.
Der Betrieb war anfangs skeptisch.
Verständlich, jeder verspricht Automatisierung.
Also habe ich nicht lange geredet, sondern die Lösung eigenständig entwickelt und das Ergebnis gezeigt. Das Ergebnis hat überzeugt.
Die Lösung: Bilder per Selfservice
Heute geht Produktpflege so:
Mitarbeiter exportiert die Produktliste ohne Bilder aus dem Shopsystem.
Lädt die Datei in die WebApp hoch.
Bekommt in wenigen Minuten eine fertige Import-Datei zurück: alle Bilder automatisch beim Hersteller geholt, richtig zugeordnet, richtig benannt.
Die Datei muss nur noch im Shopsystem importiert werden.
Was vorher 5 Minuten pro Produkt kostete, läuft jetzt für hunderte Produkte in einem Durchgang.
Die schwierigste Stelle war nicht die Technik, sondern das Onboarding.
Den neuen Ablauf so zu bauen und zu erklären, dass Mitarbeiter ihn ohne Hilfe nutzen.
Automatisierung, die keiner bedienen kann, ist keine Optimierung sondern Verschwendung.
Deep-Dive: wie es technisch funktioniert
Für alle, die es genauer wissen wollen.
Das Werkzeug läuft als geschützter Webdienst auf dem Server des Kunden. Mitarbeiter melden sich im Browser an, mehr brauchen sie nicht.
Der Export aus dem Shopsystem enthält pro Produkt die Herstellernummer und den Barcode. Über die Herstellernummer findet das Programm die passenden Bilder im Portal des Herstellers und lädt sie automatisch herunter. Die Bilder werden auf den Barcode des Produkts umbenannt und auf dem Server bereitgestellt, genau so, wie das Shopsystem sie beim Import erwartet.
Zurück kommt eine fertige Import-Datei: einmal einspielen, fertig. Alle Produkte haben ihre Bilder und sind im Shop sichtbar.
Alte Bilddateien räumt der Dienst nach 15 Tagen selbst auf. Kein Wartungsaufwand für den Betrieb.
Als nächste Schritte stehen bereits auf dem Plan: Lager-Umbuchungen per mobiler App (Batch statt Einzel-Buchung) und ein tägliches Konkurrenz-Preismonitoring.
Was bleibt
Die Mitarbeiter, die vorher täglich Bilder zugeordnet haben, konzentrieren sich jetzt wieder auf Social Media, Kampagnen und die Weiterentwicklung des Shops. Die Arbeit, für die sie eigentlich da sind.
Wenn es in deinem Betrieb einen Ablauf gibt, bei dem alle sagen "das läuft schon immer so", dann ist genau da wahrscheinlich das meiste Geld vergraben.
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